Feature: Outlook-Integration (Office-Add-In) "An PBP senden" mit Thread-Upload

[MadGapun]

Idee

Analog zum Thunderbird-Add-On aus #478 soll es auch fuer Microsoft Outlook eine Moeglichkeit geben, Mails per Rechtsklick oder Menue-Eintrag an PBP zu schicken — idealerweise inklusive Thread-Kontext (eingehende und ausgehende Mails).

Outlook ist im deutschen Business-Umfeld der dominante Mail-Client. Viele Recruiter-Antworten landen in Firmen- oder Kunden-Outlooks, nicht in Thunderbird. Wer zwischen Thunderbird (privat) und Outlook (beruflich) wechselt, braucht beide Wege.

Voraussetzung

Der PBP-seitige HTTP-Endpunkt aus #478 (POST /api/mail/inbox mit Token-Auth) ist die gemeinsame Infrastruktur. Das Outlook-Add-In ruft denselben Endpunkt auf. DB-Schema-Erweiterungen fuer thread_id etc. sind ebenfalls schon in #478 vorgesehen.

Dieses Issue hier beschreibt nur den Outlook-Client.

Drei Technologie-Optionen fuer Outlook

Option A: Office-Add-In (JavaScript/HTML) — empfohlen

Modernes Microsoft-Framework, basiert auf HTML/JS/CSS. Laeuft in:

• Outlook fuer Windows (neues Outlook und klassisches Outlook ab Version 2016+)
• Outlook fuer Mac
• Outlook im Web (outlook.office.com / outlook.live.com)
• Outlook Mobile (iOS/Android)

Eine Codebase fuer alle Plattformen. Microsoft's strategisch bevorzugter Weg.

Vorteile:

• Cross-Platform inkl. Webmail und Mobile
• Zentrale Verteilung ueber Microsoft AppSource oder Unternehmens-Catalog
• Gleiche WebExtensions-aehnliche Architektur wie Thunderbird-Add-On
• Keine Installation pro Maschine, sondern an Office-365-Account gebunden

Nachteile:

• Manifest-basiert, Entwicklung ist etwas ungewohnt
• Zugriff auf Mail-Inhalte ueber die Office.js-API, nicht direkt auf .msg/.eml-Dateien
• Rechtsklick-Kontextmenues in Mails nur eingeschraenkt moeglich, meist als Taskpane/Banner oder Ribbon-Button

Rechtsklick-Alternative: Im klassischen Outlook gibt es keinen direkten "Rechtsklick in der Mailliste"-Hook fuer Add-Ins. Stattdessen erscheint der PBP-Button:

• im Ribbon oben bei geoeffneter Mail ("An PBP senden")
• als Taskpane am rechten Rand bei selektierter Mail
• als Eintrag im Message-Actions-Menue (das "..."-Menue oben rechts bei einer geoeffneten Mail)

Option B: VSTO-Add-In (C#/.NET) — klassisch

Traditionelles Outlook-Add-In, geschrieben in C# mit Visual Studio Tools for Office. Laeuft nur auf Windows mit klassischem Outlook-Desktop.

Vorteile:

• Sehr tiefe Integration — echte Rechtsklick-Menue-Erweiterung moeglich
• Voller Zugriff auf Outlook-Objektmodell (Mails, Folder, Calendar, Kontakte)
• Kann auch auf den Sent-Ordner zugreifen und eigene Antworten zuordnen
• Bewaehrte Technik seit ueber 15 Jahren

Nachteile:

• Nur Windows-Outlook-Desktop — nicht Web, nicht Mac, nicht Mobile
• Installation als MSI-Package pro Rechner
• C#/.NET-Entwicklung (nicht JavaScript)
• Microsoft foerdert diese Technologie nicht mehr aktiv

Option C: Power Automate / Outlook-Regel + Webhook — No-Code

Microsoft Power Automate kann Flows bauen: "Wenn eine Mail mit Flag 'PBP' markiert wird → HTTP-POST an PBP-Endpunkt". Alternativ: klassische Outlook-Regeln mit Weiterleitung an eine PBP-Mail-Adresse (entspricht Ansatz B aus #478 — IMAP-Abholung).

Vorteile:

• Keine Entwicklung noetig, nur Konfiguration durch User
• User kann eigene Trigger definieren (Flag, Kategorie, Absender, Folder)
• Funktioniert mit allen Outlook-Varianten

Nachteile:

• Thread-Kontext geht verloren (nur die einzeln markierte Mail wird uebertragen)
• Kein natives Rechtsklick-Menue, User muss die Mail vorher taggen
• Setup-Aufwand beim User: Flow einrichten, authentifizieren
• Eigene Antworten aus dem Sent-Ordner werden nicht automatisch erfasst

Empfehlung

Option A (Office-Add-In JavaScript) als Hauptweg, weil:

• Gleiche Architektur wie Thunderbird-Add-On (beide sind WebExtension-artig) → viel Code-Wiederverwendung
• Cross-Platform inkl. Mobile ist ein echtes Plus
• Zukunftssicher (Microsoft's strategische Richtung)

Option C (Regel + Webhook) als Fallback fuer User, die kein Add-In installieren koennen (z.B. gesperrte Firmen-Outlooks). Kostet bei der Umsetzung fast nichts zusaetzlich, da die PBP-seitige Infrastruktur (HTTP-Endpunkt) eh schon steht.

Option B (VSTO) nicht weiter verfolgen — Aufwand/Nutzen passt nicht mehr in 2026.

Funktionalitaet des Add-Ins

Analog zum Thunderbird-Add-On:

• Ribbon-Button bei geoeffneter Mail: "An PBP senden"
• Dropdown mit drei Optionen:
  • Nur diese Mail
  • Gesamten Thread (inkl. eigene Antworten aus Sent)
  • Thread + Anhaenge
• Taskpane (optional) zeigt den aktuellen PBP-Status der Mail an:
  • "Noch nicht in PBP"
  • "Zugeordnet zu Bewerbung XY"
  • Link zu Bewerbung in PBP-Dashboard
• Settings-Dialog: PBP-Endpunkt-URL und Auth-Token konfigurieren (wie beim Thunderbird-Add-On)

Thread-Extraktion in Outlook

Outlook bietet zwei Wege zur Thread-Identifikation:

1. Conversation-API (Office.context.mailbox.item.conversationId): Outlook gruppiert Mails anhand einer Conversation-ID. Diese ID bleibt auch ueber Reply-Ketten stabil. Bei "Gesamten Thread" kann das Add-In alle Mails mit gleicher Conversation-ID im aktuellen Ordner UND im Sent-Ordner einsammeln.

2. Message-ID / In-Reply-To / References-Header: Wie bei Thunderbird, ueber E-Mail-Standard-Header. Etwas zuverlaessiger bei externen Mails, die vor der Conversation-Gruppierung aus verschiedenen Servern kommen.

Idealer Ansatz: beide kombinieren. Conversation-ID fuer schnelle Gruppierung, dann Header-Check zur Validierung.

Technische Basis Office-Add-In

• Manifest: XML (klassisch) oder JSON (neues Format ab 2024)
• Runtime: Office.js API in JavaScript/TypeScript
• Hosting: Das Add-In selbst muss als Webapp gehostet sein (statisches HTML/JS auf einem Webserver). Das kann ein einfacher Static-Host sein (GitHub Pages, Cloudflare Pages, oder Teil des PBP-Frontends unter /outlook-addon/)
• Auslieferung:
  • Einzel-User: Sideload ueber Manifest-Upload in Outlook
  • Unternehmens-Deployment: Exchange Admin Center / Microsoft 365 Admin Center
  • Oeffentlich: Microsoft AppSource (mit Review-Prozess)

Fuer PBP als Einzel-Tool: Sideload-Anleitung dokumentieren ist am schnellsten. AppSource-Listing nur wenn PBP breiter vermarktet werden soll.

Reihenfolge der Umsetzung

1. Zuerst Feature: Thunderbird-Add-On "An PBP senden" mit Thread-Upload (+ Alternativen: Watch-Folder, IMAP, BCC) #478 umsetzen — der HTTP-Endpunkt und die DB-Erweiterungen sind gemeinsame Basis
2. Thunderbird-Add-On (Feature: Thunderbird-Add-On "An PBP senden" mit Thread-Upload (+ Alternativen: Watch-Folder, IMAP, BCC) #478) bauen — prototypische Referenz-Implementierung
3. Office-Add-In Grundgeruest aufsetzen (Manifest, Host, Ribbon-Button)
4. Thread-Logik portieren (Erfahrungen aus Thunderbird nutzen)
5. Sideload-Anleitung schreiben
6. Optional spaeter: Outlook-Regel-Template als No-Code-Fallback (Option C)

Ressourcen / Dokumentation

• Office Add-Ins Platform Overview
• Outlook Add-In Reference
• Office.context.mailbox.item API
• Sideloading Office Add-Ins

Related

• E-Mail-Integration: Mails importieren, Termine extrahieren, Meeting-Join, Dokumenten-Auto-Import #136 — E-Mail-Integration allgemein
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• Feature: Thunderbird-Add-On "An PBP senden" mit Thread-Upload (+ Alternativen: Watch-Folder, IMAP, BCC) #478 — Thunderbird-Add-On und gemeinsame Infrastruktur (Voraussetzung)

Prioritaet

Mittel-Hoch — parallel zu #478. Sollte aber zeitlich nach #478 kommen, weil dann die gemeinsame Infrastruktur steht und die Erfahrungen aus dem Thunderbird-Add-On direkt einfliessen koennen. Wenn Thunderbird erstmal funktioniert, ist der Outlook-Port kleiner.

Offene Fragen

1. Welche Outlook-Versionen muessen unterstuetzt werden? Neues Outlook (2024+), klassisches Outlook, Outlook Web — alle? Oder reicht die haeufigste Kombination?
2. Unternehmens-Kontext: Wenn User PBP aus einem Firmen-Outlook nutzen wollen, blockiert die IT oft Add-Ins. Dann ist Option C (Regel + Webhook) der einzige Weg.
3. Office-Add-In-Hosting: Soll das Add-In als Teil des PBP-Frontends ausgeliefert werden oder separat?
4. Manifest-Signierung: Fuer Sideload reicht ein unsigniertes Manifest. Fuer AppSource-Listing muss signiert werden (kostet Zeit und Microsoft-Developer-Account). Spaeter entscheiden.

[MadGapun]

Deferred aus v1.6.0 — wird fuer v1.7 evaluiert. Vorher: Research nach existierenden Outlook-Add-Ins / MCP-Loesungen fuer Mail-Upload an Claude/API-Endpoints.

[MadGapun]

Zurueckgestellt auf v1.7 — wird Sub-Repo pbp-outlook-addin unter der Plugin-Plattform (#504).

[MadGapun]

In v1.7.0-Roadmap aufgenommen — siehe #575.