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Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM)

gemäß Art. 32 DSGVO – Anwalt Agent RAG

Hinweis: Dieses Dokument beschreibt die Maßnahmen zum Schutz personen­bezogener Daten im System „Anwalt Agent RAG". Es ist Bestandteil des Datenschutz­konzepts der Kanzlei und Anlage zum Verarbeitungsverzeichnis. Vor Inkraftsetzung durch den/die Datenschutzbeauftragte(n) zu prüfen und freizugeben. Kein Rechtsrat – fachliche/rechtliche Freigabe durch DSB erforderlich.

0. Stammdaten

Feld Eintrag
Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7) [Kanzleiname, Anschrift]
Datenschutzbeauftragte(r) [Name, Kontakt]
System / Verarbeitungstätigkeit Anwalt Agent RAG – KI-gestützte Dokumentenanalyse
Verarbeitete Datenkategorien Mandanten-/Verfahrensdokumente; vor Cloud-Versand pseudonymisierte Textauszüge
Auftragsverarbeiter Amazon Web Services EMEA SARL, Region eu-central-1 (Frankfurt)
Rechtsgrundlage AVV AWS GDPR Data Processing Addendum (AWS Artifact)
Stand / Version [Datum] / v1.0

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b)

1.1 Zutrittskontrolle (physisch)

  • Verarbeitung ausschließlich auf dem Kanzlei-Rechner / der lokalen ATOM-Hardware.
  • [Serverraum/Arbeitsplatz zugangsgesichert; Bildschirmsperre aktiv] — organisatorisch sicherzustellen.

1.2 Zugangskontrolle (System)

  • API-Key-Authentifizierung auf allen API-Endpunkten (Header X-API-Key); ohne gültigen Key → HTTP 401.
  • Server bindet standardmäßig nur an 127.0.0.1 (kein Netzwerkzugriff von außen).
  • CORS auf definierte Origins beschränkt (kein Wildcard).
  • Offen/organisatorisch: Key-Rotation, sichere Aufbewahrung des Keys.

1.3 Zugriffskontrolle (Daten)

  • Mandanten-/Aktentrennung über matter_id: Such-, Statistik- und Löschoperationen sind auf die jeweilige Akte gefiltert (Trennungsgebot). Kreuz-Lecks getestet/ausgeschlossen.
  • Eingaben werden SQL-escaped und gegen ein Whitelist-Muster validiert.

1.4 Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a) — Kernmaßnahme

  • Vor jedem Cloud-Versand werden personenbezogene Daten lokal durch Platzhalter ersetzt (Namen via NER, sowie E-Mail/Telefon/IBAN/Steuer-ID/Datum/PLZ via Regex).
  • Der Re-Identifizierungsschlüssel verlässt den Rechner nie; die Cloud (AWS) erhält keinen Personenbezug.
  • Zweiter globaler Durchgang stellt Vollständigkeit sicher; ein Safety-Net ersetzt vom LLM veränderte Platzhalter durch neutrale Labels (kein Roh-Token/kein Wert leakt).
  • Abschaltbar nur per Konfiguration (ANWALT_PSEUDONYMIZE); im Echtbetrieb aktiv.

1.5 Eingabesicherheit (Anwendung)

  • Upload: Endungs-Whitelist (.pdf/.docx/.txt/.md), Größenlimit, Path-Traversal-Schutz (UUID-Dateinamen statt Originalpfad).
  • Frontend rendert Modell-/Dokumentinhalte nur über DOMPurify; alle dynamischen Werte HTML-escaped → Schutz gegen XSS.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b)

  • Audit-Log (append-only, audit_log.jsonl) protokolliert Ingest, Suche und Löschung mit Zeitstempel und Akten-ID → Nachvollziehbarkeit (Art. 5 Abs. 2 Rechenschaftspflicht).
  • Quellenangaben/Citations zu jeder Antwort (Dokument + Seite) → Eingabe-/Ergebniskontrolle.
  • Offen/organisatorisch: regelmäßige Sichtung des Audit-Logs, Schutz des Logs vor Manipulation.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b, c)

  • Lokale, serverlose Vektordatenbank (LanceDB) — keine externe Abhängigkeit für die Datenhaltung.
  • Offen/organisatorisch: verschlüsseltes Backup von .lancedb_data/ und der Pseudonym-Schlüssel, regelmäßiger Restore-Test.

4. Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1 lit. a)

  • Transport: TLS-verschlüsselte Verbindung zu AWS Bedrock (Frankfurt).
  • At rest: FileVault (macOS) aktiviert → vollständige Festplattenverschlüsselung des Arbeitsrechners inkl. .lancedb_data/, Audit-Log und Pseudonym-Schlüssel. erledigt
    • Für die spätere ATOM: LUKS-Volume-Verschlüsselung einrichten.

5. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d)

  • Compliance-Nachweise des Auftragsverarbeiters AWS (als Anlage): ISO 27001, BSI C5, SOC 2 Type II (Bezug über AWS Artifact).
  • Offen/organisatorisch: jährliche Überprüfung dieser TOM; Test der Pseudonymisierung nach Updates; Überprüfung der Zugriffsrechte.

6. Auftragskontrolle (Art. 28 DSGVO)

  • AVV mit AWS über das AWS GDPR DPA (in AWS Artifact eingesehen/heruntergeladen).
  • Region fest auf Frankfurt (eu-central-1).
  • Restrisiko CLOUD-Act dokumentiert; Minderung durch lokale Pseudonymisierung; Zielbild: vollständige On-Prem-Verarbeitung auf GIGABYTE AI TOP ATOM (GB10 Blackwell) (kein Datenabfluss mehr).

7. Berufsrechtliche Besonderheit (§ 203 StGB / § 43e BRAO)

  • Einschaltung von AWS als Dienstleister erfordert Mandanten-Einwilligung bzw. Berufung auf die berufsrechtliche Erlaubnis. Organisatorisch durch die Kanzlei sicherzustellen.

8. Löschkonzept (Art. 17 DSGVO)

  • Löschung pro Dokument und pro Akte über Web-UI, API (/api/delete) und CLI (delete).
  • Aufbewahrungspflicht (vor Löschung beachten): Handakten 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Mandatsendes (§ 50 BRAO); Rechnungen/Kostennoten/Buchungsbelege 10 Jahre (§ 147 AO / UStG). Erst nach Fristablauf sind Akte, Vektoren und Pseudonym-Schlüssel zu löschen; Löschung dann dokumentieren (Audit-Log).

9. Offene Punkte (Maßnahmenplan)

# Maßnahme Verantwortlich Frist Status
1 Verschlüsselung at rest (FileVault) IT — erledigt
2 Verschlüsseltes Backup + Restore-Test IT [Datum] offen
3 Löschfristen definieren & umsetzen DSB [Datum] offen
4 API-Key-Rotation festlegen IT [Datum] offen
5 Mandanten-Einwilligung § 203 StGB Kanzlei/DSB [Datum] offen
6 AWS DPA + Reports archivieren DSB [Datum] offen
7 Rollen-/Rechtekonzept (wer sieht welche Akte) DSB [Datum] offen

_Erstellt: [Datum] — Freigabe DSB: ____________________ — Unterschrift: _____________________