🤖 Human-in-the-Loop Sales Agent

Advanced n8n workflow for automated lead nurturing with human oversight

---

📌 Overview

Ten projekt to system automatyzacji AI zaprojektowany dla polskich zespołów sprzedażowych, które cenią jakość ponad masową wysyłkę. Automatyzuje proces przyjmowania leadów i tworzenia szkiców odpowiedzi, zachowując mechanizm "Human-in-the-Loop" – każda wiadomość czeka na zatwierdzenie przez człowieka

This project is an AI-driven automation system designed for sales teams that value quality over blind automation. It automates lead intake and drafting while keeping a human "in the loop" to review messages before they reach the customer

---

🚀 Key Features

• Autonomous Research: Uses a database of past projects (Airtable) to tailor the sales pitch to the lead's specific needs

• Human-in-the-Loop (HITL): Drafts are sent to your inbox first. AI only sends the final email after your approval

• Intelligent Feedback Loop: If you request changes (e.g., "Make it more professional"), a secondary AI agent analyzes your feedback and refines the draft

• Structured Reasoning: Utilizes Structured Output Parsers to ensure email subject lines and body content are separated and formatted correctly

---

🇵🇱 Polish Business Context

Projekt został stworzoby pod kątem polskiego rynku handlowego:

• Naturalny Język: Agent AI (Claude 3.5 Sonnet) generuje odpowiedzi w naturalnym, profesjonalnym języku polskim, unikając sztucznych kalki językowych
• Personalizacja: System automatycznie dobiera odpowiednie formy grzecznościowe i branżowe słownictwo specyficzne dla polskich firm
• Elastyczność: Idealne narzędzie dla Handlowców, Account Managerów oraz właścicieli małych agencji, którzy chcą skrócić czas reakcji na zapytanie ofertowe

---

🏗 Workflow Logic

Caption: The workflow uses a feedback loop architecture, allowing human intervention at critical stages.

The pipeline:

1. Airtable Trigger: Detects a new lead in your CRM.

2. Sales Agent (Claude): Searches the project portfolio and drafts a personalized email.

3. Gmail Review: Sends the draft to you for approval.

4. Feedback Analysis (Gemini): Classifies your reply (Approved vs. Needs Revision).

5. Refinement: If revisions are needed, the agent updates the draft. If approved, it triggers the final send.

---

🛠 Tech Stack

Automation: n8n
Sales Agent: Claude Sonnet
Feedback Classifier: Gemini 2.0 Flash
Database: Airtable
Communication: Gmail API

---

⚙️ Setup Guide

1. Environment: Ensure you have an n8n instance running.

2. Import: Download the sales-workflow.json file from this repo and import it into your n8n workspace.

3. Credentials:

   • Set up your Airtable API credentials (Base/Table IDs).

   • Configure Anthropic (for Claude) and Google (for Gemini) API keys. You can change to OpenAI if you want

   • Connect your Gmail OAuth2 account.

4. Configuration: Update the "Sales Agent" prompt with your specific company tone and booking links.

5. Go Live: Activate the workflow to start processing leads.

---

👨‍💻 Author

Kajetan Hołdan

---