WhatsApp Inviter

Een gebruiksvriendelijke Windows-app om ingeschreven studenten uit te nodigen via WhatsApp. Ontwikkeld voor Bio-informatica en Biomedis aan de Hogeschool Leiden.

Voor eindgebruikers (BM-studenten / medewerkers)

Wat je nodig hebt

• Windows 10 of 11
• Google Chrome of Microsoft Edge (voor WhatsApp Web)
• Een WhatsApp-account op je telefoon
• Een Excel-bestand (.xlsx) met telefoonnummers

Installatie

Download vanuit de laatste releases Latest release WhatsAppInviter.exe voor Windows of .zip voor macOS-gebruikers

Dubbelklik om te starten.

Windows SmartScreen-waarschuwing: Omdat het programma niet digitaal ondertekend is, kan Windows vragen "Windows heeft je pc beschermd". Klik op Meer info en dan Toch uitvoeren. Dit is normaal voor interne tools.

Eenmalig: WhatsApp Web inloggen

1. Open Chrome
2. Ga naar web.whatsapp.com
3. Scan de QR-code met je telefoon
4. Laat de browser open (of zorg dat je de volgende keer weer ingelogd bent)

Gebruik

1. Start WhatsAppInviter.exe
2. Kies Excel-bestand – selecteer je .xlsx export met studententelefoonnummers
3. Kies werkblad – als het bestand meerdere tabbladen heeft kies het juiste sheet
4. Controleer kolommen – de telefoonkolom wordt automatisch herkend; pas aan indien nodig
5. Pas het bericht aan – bewerk de uitnodigingstekst naar wens. Gebruik {voornaam} of {naam} om het bericht per student te personaliseren; onder het tekstvak zie je live een voorbeeld.
6. Klik Opslaan als standaard om je bericht en instellingen te bewaren voor volgende keren
7. Optioneel: Start vanaf een andere rij als je met andere SA's de studenten heb verdeeld. (of later verder gaat)
8. Klik Start versturen
9. De app opent WhatsApp Web per student en verstuurt het bericht
10. Met Bevestig na elk bericht aan: klik Volgende om door te gaan, of Stop om te stoppen
11. Na afloop kun je met Exporteer rapport een CSV opslaan met wie er is aangeschreven (verzonden/mislukt).

Thema: rechtsboven kun je wisselen tussen Licht, Donker en Systeem. Je keuze wordt bewaard via Opslaan als standaard.

Beweging: onder Opties op het versturen-tabblad kun je Verminder beweging inschakelen. De app volgt standaard de Windows-toegankelijkheidsinstelling en slaat je keuze op via Opslaan als standaard.

Bijhouden wie al een bericht kreeg (checkbox-kolom)

Heb je in je Excel een kolom als "Bericht verzonden" (bijvoorbeeld met Excel-vinkjes / checkboxes, die TRUE/FALSE opslaan)? Dan kun je die gebruiken:

1. Kies bij Kolommen de Verzonden-kolom (wordt automatisch herkend op namen als bericht verzonden, verstuurd, uitgenodigd, sent).
2. Sla al verzonden over (aan): rijen die al aangevinkt zijn (TRUE/ja/x/1) worden niet opnieuw aangeschreven. Het aantal "nog te versturen" zie je direct.
3. Vink af in Excel na verzenden (aan): na afloop zet de app de checkbox op TRUE voor iedereen die zojuist een bericht kreeg, zodat je de volgende keer verder kunt waar je was.

Sluit het Excel-bestand in Excel voordat je verstuurt; anders kan de app de vinkjes niet terugschrijven (het bestand is dan vergrendeld). De app waarschuwt je in dat geval.

Bericht personaliseren

Placeholder	Wordt vervangen door
{voornaam}	De voornaam van de student (eerste woord van de naam)
{naam}	De volledige naam zoals in de naamkolom

Heeft een rij geen naam, dan wordt "student" ingevuld. Werkt hoofdletterongevoelig ({Voornaam} mag ook).

Excel-formaat

• Bestandstype: .xlsx (Excel)
• De app zoekt automatisch de tabelkop (hoef niet in cel A1 te staan)
• Kolom met telefoonnummers wordt herkend op namen zoals: Mobiel telefoonnummer, telefoon, gsm, phone
• Nederlandse nummers (06-… of 0612345678) worden automatisch omgezet naar +31…

Instellingen opslaan

Je bericht, landcode, kolomkeuzes en voorkeuren (thema, beweging) worden opgeslagen in:

%APPDATA%\WhatsAppInviter\settings.json

---

Voor ontwikkelaars / onderhoud

Lokaal draaien (zonder exe)

python -m venv venv
venv\Scripts\activate
pip install -r requirements.txt
python app.py

Windows exe bouwen

Dubbelklik op build.bat of voer uit in de projectmap:

build.bat

Output: dist\WhatsAppInviter.exe

De build-script:

1. Maakt een virtual environment aan
2. Installeert alle dependencies
3. Bouwt één standalone .exe met PyInstaller

macOS app bouwen

PyInstaller kan niet cross-compileren. Een macOS-build moet op een Mac gebeuren (niet op Windows).

Op een Mac, in de projectmap:

chmod +x build_mac.sh
./build_mac.sh

Output: dist/WhatsAppInviter.app

Distribueren als zip:

ditto -c -k --keepParent dist/WhatsAppInviter.app dist/WhatsAppInviter-mac.zip

macOS-aandachtspunten:

• Gatekeeper: ongetekende apps geven "kan niet worden geopend omdat het van een niet-geïdentificeerde ontwikkelaar is". Eerste keer: rechtsklik op de app → Open → Open. (Officieel ondertekenen vereist een Apple Developer-account; buiten scope.)
• Rechten: macOS vraagt om Toegankelijkheid en Schermopname (Systeeminstellingen → Privacy en beveiliging), omdat de app de browser bestuurt.
• De build is voor de architectuur van de Mac waarop je bouwt (Apple Silicon arm64 of Intel x86_64).

Automatisch bouwen via GitHub Actions

Het project bevat een workflow (.github/workflows/build.yml) die bij elke push naar master/main automatisch zowel de Windows .exe als de macOS .app bouwt:

• Resultaten staan onder het Actions-tabblad, de betreffende run Artifacts.
• Bij het pushen van een versietag (bijv. v1.0.0) wordt automatisch een GitHub Release aangemaakt met beide bestanden eraan gekoppeld

Projectstructuur

app.py                  # GUI (customtkinter)
core/
  excel_loader.py       # Excel inlezen, kolommen detecteren
  phone.py              # Telefoonnummer normalisatie
  message.py            # Berichtpersonalisatie ({voornaam}/{naam})
  sender.py             # WhatsApp versturen via pywhatkit
  settings.py           # Instellingen opslaan in AppData (incl. thema & beweging)
  report.py             # CSV-rapport van verzendresultaten
assets/
  default_message.txt   # Standaard uitnodigingstekst
build.bat               # Eén-klik build (Windows)
build_mac.sh            # Eén-klik build (macOS)
app.spec                # PyInstaller configuratie (Windows + macOS)
.github/workflows/build.yml  # Automatische builds (Windows + macOS)
requirements.txt

Bekende beperkingen

• Berichten worden verstuurd via WhatsApp Web automatisering (zelfde methode als het oude script). Dit vereist een ingelogde browsersessie en kan af en toe traag of gevoelig zijn voor browser-updates.
• WhatsApp kan bulk-berichten beperken; gebruik Bevestig na elk bericht voor controle.
• Alleen .xlsx wordt ondersteund (geen .csv in de GUI; het oude main.py ondersteunt nog wel CSV).

Oude script

Het oude script is te vinden in de SA teams map van BI

Gebruik app.py / WhatsAppInviter.exe voor dagelijks gebruik.